ORGANISASI DAN STRUKTUR MANAJEMEN, oleh Yohannes Indra [5105 100 094]

1. Bentuk – bentuk Organisasi
Ada beberapa bentuk berbeda dari struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama. Macam-macam bentuk organisasi tersebut adalah:
1. Democratic Decentralized (DD)

Tidak memiliki pemimpin yang permanen.
Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan.
Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task).
Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.
Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan.
Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

2. Controlled Decentralized (CD)

Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama.
Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama.
Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.

3. Controlled Centralized (CC)

Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama.
Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama.
Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja.
Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

2. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan atau merancanakan bentuk organisasi yang akan digunakan :

· Seberapa sulit masalah tersebut dipecahkan?
Akan lebih mudah bila masalah yang sudah pernah dihadapi ditangani oleh orang yang berpengalaman di bidangnya. Namun bila masalah tersebut agak sulit, maka akan lebih baik bila ditangani secara bersama-sama.
· Seberapa besar masalahnya?
Dapat diukur dari jumlah pekerjaan atau function point yang diperlukan dalam proyek tersebut. Semakin besar ukurannya, maka semakin memerlukan organisasi yang kuat dalam tim.
· Berapa lama tim ini akan bekerja bersama?
Ditentukan dari jumlah waktu yang diminta untuk dapat menyelesaikan proyek ini. Bisa dalam hitungan minggu, bulan, atau bahkan tahun.
· Dapatkah proyek tersebut dibagi dalam beberapa bagian yang lebih kecil?
Bila suatu proyek dapat dibagi menjadi modul-modul yang lebih kecil, maka komunikasi antar anggota dalam kelompok tidak terlalu dibutuhkan. Namun, bila proyek tersebut sangat rumit dan tidak bisa dibagi dalam modul-modul yang lebih sederhana, maka komunikasi antar anggota akan sangat diperlukan.
· Seberapa spesifik kualitas dan ketahanan uji sebagai syaratnya?
Bila beberapa bagian bergantung pada bagian yang lain, maka kebutuhan untuk masing-masing bagian harus didefinisikan secara spesifik.
· Seberapa ketat deadline yang diberikan untuk menyelesaikan proyek tersebut?
Bila batas atau tenggat waktu yang diberikan sangat ketat (tidak boleh molor) maka struktur organisasinya harus sangat kuat. Komunikasi juga akan semakin banyak diperlukan.
· Seberapa banyak komunikasi yang diperlukan antar anggota dalam proyek tersebut?
Bila tidak membutuhkan komunikasi yang terlalu banyak, maka bentuk Controlled Centralized yang paling cocok.

3. Ada pola / pakem lain dalam struktur organisasi sebuah tim. Pola tersebut merupakan paradigma-paradigma berikut :

· Paradigma tertutup membentuk sebuah tim di sepanjang hierarki otoritas tradisional. Mirip dengan bentuk Controlled Centralized. Bekerja dengan baik pada saat mengerjakan proyek yang serupa atau pernah ditangani sebelumnya. Tetapi tim menjadi kurang inovatif.
· Paradigma terbuka cenderung membentuk tim dengan cara tertentu sehingga tercapai banyak kontrol yang berhubungan dengan paradigma tertutup, tetapi sekaligus juga banyak inovasi pada saat menggunakan paradigma random. Kerja dilakukan secara kolaboratif dengan komunikasi yang sarat serta konsensus yang didasarkan pada pengambilan keputusan.
· Paradigma random membentuk sebuah tim secara longgar dan tergantung pada inisiatif individual anggota tim. Merupakan gabungan anatara paradigma tertutup dan paradigma terbuka. Pada saat membutuhkan inovasi, tim ini akan unggul. Tetapi tim semacam ini akan kesulitan bila kerjanya ditentukan pada aturan tertentu.
· Paradigma sinkron bertumpu pada penggolongan alami dari suatu masalah serta mengorganisasi anggota tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif di antara mereka sendiri.